Votre projet d’impression : six questions à préparer

Commencer par les usages, pas par une référence.

Vous souhaitez remplacer une imprimante ou revoir l’équipement de vos bureaux ? Réunissez quelques documents représentatifs, vos relevés d’utilisation si vous en avez et les difficultés rencontrées par l’équipe. Ces éléments permettront de comparer des solutions sur ce qu’elles doivent réellement accomplir chez vous.

Il n’est pas nécessaire d’avoir un cahier des charges complet au premier rendez-vous. Les six questions suivantes vous aideront à distinguer les besoins indispensables des fonctions simplement souhaitables. Pensez aussi à interroger les collègues qui impriment et numérisent chaque jour : ils connaissent les manipulations que les relevés ne montrent pas.

1. Quels documents produisez-vous ?

Un courrier administratif, un dossier commercial et une brochure n’imposent pas les mêmes choix de papier, de couleur ou de finition. Apportez un exemplaire courant et un document plus exigeant, en masquant les informations confidentielles. Pour chacun, précisez le destinataire et la manière dont il sera utilisé.

Regardez le travail qui suit l’impression. Faut-il assembler les pages, les agrafer, les plier ou ajouter une couverture ? Une fonction rarement utilisée peut être importante si elle répond à une échéance précise. À l’inverse, une finition séduisante en démonstration n’est pas forcément nécessaire à votre activité.

• Quels formats et types de papier utilisez-vous réellement ?
• La couleur apporte-t-elle une information utile, par exemple dans des graphiques ou des plans ?
• Quels documents sont produits en interne et lesquels sont confiés à un prestataire ?
• Quel résultat attendez-vous une fois le document terminé ?

Pour les documents de travail, examinez aussi les réglages habituels. L’ADEME recommande de réserver l’impression aux usages utiles et d’adapter notamment le recto verso et la qualité d’impression. Le résultat doit rester lisible et convenir au document concerné.

2. À quel rythme travaillez-vous ?

Les volumes mensuels donnent un premier repère, mais ils ne racontent pas toute l’activité. Une équipe qui imprime régulièrement et une équipe qui prépare beaucoup de dossiers juste avant une réunion peuvent avoir un total comparable, avec des contraintes différentes.

Si vous disposez de relevés, choisissez plusieurs périodes représentatives et signalez les pics. Sinon, décrivez les travaux récurrents : leur fréquence, le nombre d’exemplaires et le délai disponible. Distinguez les impressions, les copies et les numérisations plutôt que de les réunir dans une estimation unique.

Le nombre d’utilisateurs et le volume mensuel figurent aussi parmi les critères du sélecteur d’imprimantes Xerox. Ce sont des points de départ : les capacités et options du modèle proposé restent à examiner pour vos travaux, sans transposer automatiquement les gammes d’un autre marché.

3. Qui utilise les équipements ?

Repérez les utilisateurs et leurs lieux de travail. Un appareil partagé entre plusieurs services pose des questions d’accès, d’emplacement et d’organisation. Notez les déplacements nécessaires pour récupérer les documents, les moments d’attente et les besoins particuliers de certains postes.

La prise en main mérite une place dans la comparaison. Demandez à voir les opérations fréquentes, depuis les ordinateurs utilisés dans votre organisation jusqu’au panneau de commande. Une démonstration d’impression recto verso ou de numérisation d’un dossier complet sera plus parlante qu’un simple tour des menus.

Signalez les documents dont la récupération doit être réservée à leur destinataire. Les fonctions d’identification ou de libération des impressions, lorsqu’elles sont envisagées, doivent être vérifiées avec votre environnement informatique et vos règles d’accès.

4. Que deviennent les documents numérisés ?

Suivez un document après son passage dans le scanner. Arrive-t-il dans une boîte e-mail, un dossier partagé ou une application ? Qui le renomme ? Qui vérifie qu’il est complet ? Une numérisation réussie doit aussi produire un fichier que la bonne personne peut retrouver et utiliser.

Prenons un exemple de préparation : pour un dossier de plusieurs pages, vous pouvez demander à tester l’ordre des pages, la lisibilité et la destination du fichier. Si vous souhaitez rechercher du texte dans les documents ou transférer des données vers un logiciel métier, formulez-le explicitement. Les options, licences et compatibilités nécessaires devront être confirmées.

5. Quel accompagnement attendez-vous ?

Comparez le périmètre des propositions autant que le matériel. Qui prépare l’installation ? Comment se déroule la prise en main ? Comment commande-t-on les consommables et à qui s’adresse-t-on lorsqu’une difficulté apparaît ? Ces points gagnent à être clarifiés avant la mise en service.

Pour comparer les coûts, utilisez la même hypothèse d’usage et relevez les postes inclus ou facturés séparément : équipement, options, consommables, maintenance et prestations complémentaires. Une proposition moins élevée ne couvre pas nécessairement le même besoin.

Demandez également quelles conditions s’appliquent à la durée d’engagement, à l’évolution des volumes et à la fin du contrat. Les délais et modalités d’assistance doivent être ceux de la proposition retenue, et non une promesse supposée.

6. Qu’est-ce qui doit changer en priorité ?

Choisissez les difficultés que vous souhaitez résoudre en premier. « Nous voulons un équipement plus performant » reste difficile à évaluer. « Nous devons préparer nos dossiers de réunion sans assembler chaque exemplaire à la main » décrit une attente que l’on peut examiner en démonstration.

Pour chaque priorité, notez la situation actuelle, le résultat attendu et les personnes concernées. Ajoutez les contraintes connues : espace disponible, outils existants, budget envisagé et calendrier. Vous disposerez d’une base pour discuter des compromis si tous les souhaits ne peuvent pas être couverts ensemble.

Votre dossier de départ peut rester simple : quelques documents anonymisés, les relevés disponibles, les références des équipements actuels et cette liste de priorités. DS Wallonie pourra alors échanger avec vous sur votre projet d’impression à partir d’éléments concrets.