Solutions Métiers

DSW [Services publics]

dans Solutions Métiers
Vous etes interesse(e) ? Contactez-nous !

DSW Grâce-Hollogne

Téléphone : 0800.94.087
Adresse : Parc industriel Bonne Fortune - 21, rue Laguesse - 4460 Grâce-Hollogne
Pays : Belgique
DS Wallonie XEROX (Document Solution Liège S.A) Rue de l'Aguesse 21, 4460 Grâce-Hollogne, Belgique

*Champs obligatoires

DSW Gosselies

Téléphone : 0800.94.087
Adresse : Aéropôle Bruxelles Sud - 40, rue Auguste Piccard - 6041 Gosselies Belgique
Pays : Belgique
Euroburotic s.a. - Aéropôle Bruxelles Sud - 40, rue Auguste Piccard - 6041 Gosselies

*Champs obligatoires

L’administration du 21è siècle, un challenge inédit qui se réussit grâce au bon partenaire

A l’heure des projets de digitalisation, de la BAEC, de l’eGovernment… comment vous assurer que vos outils et processus documentaires sont adéquats, et restent synonymes de bonne gestion ? Comment estimer en temps réel votre parc d’impression et de numérisation ? Découvrez comment DSW peut vous aider.

DSW [Services publics]
DSW[Services Publics]

Le papier dans l’administration

Cartes d’identité à puce, biométrie… la technologie fait depuis longtemps son chemin au sein au sein des différents niveaux des pouvoirs locaux (administrations régionales, communes, provinces, intercommunales, CPAS, agences de développement local, sociétés de logement…) dont certains ont historiquement fait figure de précurseurs.

Mais alors, quid du document papier ? Incontournable dans ces carrefours entre le citoyen et l’État, il se décline en courriers, notes, dossiers, pièces administratives… et se compte en tonnes par année, qu’il soit reçu ou généré, qu’il concerne le cadre législatif ou la communication avec les administrés. Par son seul volume, il rend innombrables les bénéfices d’une gestion bien conçue, de son apparition à son archivage final.

Le passage au digital ayant depuis de nombreuses années fait ses preuves en termes de productivité et d’amélioration du service au public, il se révèle une transition indispensable pour toute structure soucieuse de sa bonne gestion, et désireuse d’optimiser le service à la population à l’heure de l’eGovernment, qui propose au citoyen un accès immédiat à ses données et la possibilité d’accomplir à distances des tâches requérant traditionnellement sa présence en l’hôtel de ville.

Cette prise de conscience est désormais actée légalement, notamment avec des projets tels que le BAEC (Banque de données des Actes de l’Etat Civil) qui requiert aux administrations communales de passer au digital pour les actes émis et archivés.

De manière générale, il est essentiel de s’assurer que ces masses de documents trouvent le chemin le plus sûr et rapide vers vos processus, notamment en termes de numérisation, d’indexation et d’intégration à vos systèmes métiers et d’archivage pour une consultation rapide et aisée. A titre d’exemple, le courrier est encore aujourd’hui majoritairement échangé au format papier et reste l’un des postes les plus chronophages pour toute administration publique. Quant aux courriels, s’ils ne nécessitent pas d’étape de dématérialisation, ils doivent néanmoins s’accompagner d’un archivage sécurisé et être soumis à une politique de classement clairement établie, tant dans sa structure que pour les métadonnées à en extraire.

Au-delà des dossiers en cours circulant quotidiennement dans l’organisation, le stockage et l’archivage de ces quantités impressionnantes de documents est souvent synonyme de perte de place, de frais inutiles en raison de la faible valeur ajoutée de l’espace alloué, de temps perdu en recherche de documents (jusqu’à 50% du travail d’un employé selon des études spécialisées), de faible productivité (peu de collaboration et retards en raison de dossiers papier consultables par une seule personne à la fois) et de risques de pertes liés à la consultation physique ou aux endommagements accidentels.

Votre solution : DSW [Services publics]

DS Wallonie répond à tous ces enjeux grâce à une solution globale facile à mettre en place, en vous assistant tout au long de votre transformation numérique :

  • Notre service de dématérialisation prend en main l’intégralité de la migration de vos archives papier vers le format digital (voir notre service de dématérialisation)
  • Nos solutions de gestion électronique de courrier vous permettent d’automatiser au maximum la capture, l’indexation, la circulation sécurisée et l’archivage de votre courrier entrant, sortant et externe (voir notamment notre solution DSW [Gestion électronique de courrier])
  • Nos solutions de gestion électronique de documents vous offrent un environnement de travail plus sécurisé, productif et collaboratif grâce à une consultation de tout dossier en quelques secondes, une collaboration accrue entre vos collaborateurs, une gestion du cycle de vie du document personnalisable et traçable, un accès à vos données comptables et financières de n’importe où et avec n’importe quel appareil mobile, supports et de systèmes de finition adaptés à l’élaboration de vos rapports comptables et financiers, et bien d’autres avantages (voir notre solution DSW [Gestion électronique de documents])

Bonne gestion et trésorerie

La bonne gestion n’impacte pas que la place du papier au sein de la productivité d’une collectivité, mais également le souci d’éviter tout gâchis tant pécuniaire qu’écologique.

Or, des investissements de taille peuvent à terme représenter d’importants manques à gagner pour différentes raisons, qu’ils se dévaluent avec le temps, ne correspondent plus à l’évolution de votre structure, ou présentent une complexité intrinsèque ou d’utilisation telle qu’ils permettent difficilement d’en avoir une vue détaillée et en temps réel, rendant impossible la réallocation ou la refacturation de certains frais qui devraient l’être. C’est typiquement le cas de votre parc d’impression, par définition multi-utilisateurs et/ou multi-départements.

DS Wallonie vous propose de vous accompagner dans votre bonne gestion :

  • Notre service d’audit, qui vous permet d’évaluer et d’optimiser votre environnement d’impression en acquérant une totale transparence sur ses coûts et en déterminant précisément vos TCO (total cost of ownership) et TVO (total value of ownership), afin d’y apporter les modifications nécessaires et d’implémenter de nouvelles bonnes pratiques. Découvrez-en les détails dans la section dédiée ou en nous contactant.
  • Imprimantes multifonctions : si le remplacement total ou partiel de votre parc d’impression s’avère stratégique, DS Wallonie est votre partenaire de choix dans la livraison, l’installation et la configuration de la gamme complète d’équipements Xerox en self-service ou en centre de reproduction, adaptée à tout type de structure et garante du meilleur rapport qualité/utilisation/prix.
  • Notre solution de gestion de parc, également disponible en service délégué à nos soins, vous apporte un suivi précis et en temps réel des impressions effectuées sur votre réseau, afin d’obtenir un contrôle total les coûts et de les gérer de manière optimale. Découvrez-en les détails dans la section ci-après.

Zoom sur notre solution de gestion de parc

  • Suivi des impressions et des imprimantes : suivez en temps réel et limitez automatiquement l’utilisation de vos périphériques, filtrez les tâches d’impression, contrôlez les accès (utilisateurs et groupes), libérez les impressions
  • Rapports sur l’utilisation des périphériques : générez des analyses détaillées, graphiques à l’appui
  • Gestion des coûts : calculez les coûts par imprimante, par impression couleur, format de papier… Déduisez les tâches des comptes utilisateurs ou partagés, ou générez des coupons de recharge afin de les créditer. Refacturez à l’aide de fonctionnalités intuitives incluses.
  • Impression sécurisée : rendez obligatoire la présence et l’authentification de l’utilisateur afin de libérer l’impression de ses documents, pour une confidentialité sans faille.
  • Administration simplifiée : installation rapide sans client à installer mais une interface en ligne qui vous permet de gérer facilement les utilisateurs en se synchronisant avec votre Active Directory ou LDAP, en supportant des bases de données externes (Oracle, SQL Server, PostgreSQL et MySQL), en vous permettant d’allouer des quotas ou de créer des utilisateurs automatiquement, etc.
  • Politique d’impression : grâce à des messages d’alerte et des informations sur l’impact environnemental, sensibilisez vos utilisateurs à n’imprimer que si nécessaire, à privilégier le noir et blanc, à imprimer sur deux faces, etc. Chaque utilisateur a également accès à son compte en ligne pour un suivi précis de ses consommations.
  • Compatibilité avec tous vos périphériques, systèmes d’exploitation et environnement informatique : serveurs d’impression illimités : Windows, macOS, Linux ou Novell OES, Serveur Windows Cluster.
  • Modulable et adaptable aux structures de toutes tailles, de la PME à la grande entreprise
Pour télécharger notre brochure
Pour nous contacter